Když se chystáme na nástup do nového zaměstnání, můžeme být (zejména u velkých firem) zařazeni do adaptačního procesu, který je zaměřen na začleňování nových zaměstnanců do pracovně sociálního prostředí. Účelem adaptace je vytvoření souladu mezi dosavadními odbornými znalostmi, praktickými pracovními dovednostmi a sociálními zkušenostmi na straně pracovníka a specifickými pracovními podmínkami pracoviště.
Seznámení s účelem tohoto procesu může budoucího zaměstnance uklidnit, že nemusí ihned podávat vysoké výkony a že i zaměstnavatel počítá s jeho postupným zaučením s následným rozvojovým plánem. V tomto článku chci adaptační proces charakterizovat, zmapovat cíle a jeho nejčastější fáze, a poskytnout tak náhled do této části personální práce a plánování kariéry.
Cíle integračního a adaptačního procesu
Hlavním cílem je získání předpokladů pro samostatný, kvalitní a spolehlivý výkon na pracovním místě, na kterém je v souladu s pracovní smlouvou zaměstnanec zařazen.
Dále pak:
- Přiměřeně rychle začlenit pracovníka do mezilidských vztahů, a to jak v pracovní skupině, tak v sociálním systému organizace.
- Rychlá orientace pracovníka v cílech a strategii organizace a v úkolech a požadavcích kladených na dané pracovní místo.
- V rámci řízení pracovního výkonu nepromarnit a včas odchytit potenciál nového pracovníka (návaznost na vzdělávání) a nejpozději na konci adaptačního období stanovit profesně rozvojový plán.
Cílem těchto aktivit je co možná největší usnadnění a urychlení procesu seznamování se pracovníků s novou náplní práce, pracovními podmínkami, pracovním prostředím a také sociálním prostředím. Seznámení pracovníků s požadovanými znalostmi, vědomostmi a dovednostmi, aby jejich výkon v práci co nejdříve dosáhl požadované úrovně. Souhrnně – cílem je vzájemný soulad a spokojenost zaměstnance i zaměstnavatele.
Smyslem je, aby se pracovník, pokud možno co nejrychleji začlenil do pracovního prostředí organizace, do pracovního kolektivu, přizpůsobil se stylu práce a získal potřebné vědomosti, znalosti a dovednosti proto, aby mohl svoji práci bez zbytečného stresu plně vykonávat.
Završení integračního a adaptačního procesu představuje osamostatnění zaměstnance v pracovní činnosti, s výkonností minimálně srovnatelnou s ostatními spolupracovníky, začleněním do neformálních vztahů a vytvořením osobních perspektiv pro další profesní i osobní rozvoj.
Aby adaptace proběhla správě a splnila požadované cíle, pracuje většina organizací s adaptačním plánem, který zahrnuje všechny důležité části adaptačního procesu, a současně pomáhá proces zdokumentovat a zohlednit také časový faktor.
Adaptační plán bývá sestaven s ohledem na individualitu pracovníka (zohledňuje úroveň dosaženého vzdělání pracovníka, délku jeho praxe a dále také náročnost pracovní pozice a charakter práce) a přizpůsoben jeho představám a přáním.
Integrační proces zahrnuje několik fází:
- Přípravná fáze (přednástupní)
Analýza pracoviště a práce – výstupem je konkrétní popis pracovní pozice včetně pracovní náplně a upřesnění nároků na pracovní výkon
Pracovní prostředí a pracovní podmínky – vybavení pracovního místa (vytvoření materiálního zázemí pro vlastní výkon práce)
Ověření úplnosti nástupní dokumentace – pracovní smlouva, platový výměr atd.
- Nástupní fáze – Adaptační plán
1. den – 1. týden adaptace
Formální administrativní náležitosti související se vznikem pracovního poměru, je seznámen se všemi právy a povinnostmi – zejména Školení BOZP a PO
Seznámení s pracovištěm a spolupracovníky
Vstupní rozhovor – seznámení s adaptačním plánem a plánem aktivit, které pomohou se lépe zorientovat.
Seznamování s organizací (vize a hodnoty, cíle a záměry)
Seznámení s interními předpisy a směrnicemi (informace o podmínkách a zvyklostech, pracovní procesy a jejich uspořádání)
Seznámení s konkrétní pracovní pozicí a vykonávanými činnosti (zodpovědnost, kompetence)
Vyjasnění vzájemných očekávání
1.-2. týden adaptace
Informativní rozhovory se spolupracovníky (kdy a na koho se obracet v souvislosti se svou prací)
Základní znalosti fungování organizace a pracovního týmu
Seznamování se s pracovními postupy
Spolupráce s nadřízenými při plánování svých úkolů a cílů
2.-10. týden adaptace
Zahájení plnění běžných povinností svého pracovního místa
Teoretické a praktické zaškolení pomocí přiděleného mentora – ukázka práce, přezkoušení, zpětná vazba
Konzultace výsledků své práce s nadřízeným nebo přiděleným starším zkušeným pracovníkem
Vytvoření individuálního plánu vzdělávání – může absolvovat různá školení, která jsou nezbytná pro výkon jeho pozice
Vyhodnocení s nadřízeným pracovníkem – vyhodnocení dosavadního průběhu adaptace. (hodnotí se zejména tři klíčové pracovní činnosti dané pozice)
10.-20. týden adaptace
Další (detailnější) orientace v rámci svěřené pracovní pozice
Samostatné plnění úkolů
Integrace zaměstnance do pracovní skupiny (týmu)
Identifikace s cíli organizace
Vyhodnocení dosavadního průběhu adaptace.
- Závěrečná vyhodnocovací fáze
Proběhne většinou kolem 3. měsíce nejpozději před ukončením 6. měsíce pracovního poměru. Opírá se o výstupy z provádění průběžných kontrol uložených úkolů a prováděním soustavného hodnocení pracovníka. Hodnotitelem průběhu adaptace bývá nejčastěji vedoucí pracovník.
Vyhodnocení probíhá formou hodnotících rozhovorů – ty jsou zaměřeny na zvládání požadovaných pracovních úkolů, zda je organizace spokojena s jeho pracovním chováním a jak může dále při zapracování pomoci. Stejně tak pracovník má možnost sdělit zpětnou vazbu a vznést další dotazy. Výstupem rozhovoru jsou zejména náměty a doporučení, na co se dále zaměřit a také nástin dalšího uplatnění pracovníka v organizaci a jeho profesní a osobní rozvoj.
Vzdělávání a profesní rozvoj
Seznámení s možnostmi v oblasti vzdělávání a kariérního rozvoje probíhá většinou již jako součást adaptačního procesu. Následně je vytvořen individuální plán vzdělávání.
Vytvoření individuálního plánu vzdělávání
Analýza pracovního místa nebo dovedností za účelem konkretizování přípravy vzdělávání
Vyhodnocení portfolia zaměstnance
Vstupní posouzení toho, co nový pracovník potřebuje znát
Využití určených spolupracovníků jako rádců a mentorů – tito jedinci by měli být vyškoleni v tom, jak tuto svou roli vykonávat
Návrh konkrétních vzdělávacích kurzů a programů
Koučování ze strany vedoucích týmů nebo speciálně ustanovených a vyškolených vzdělavatelů (trenérů)
Doporučené vzdělávání pro všechny pracovníky bývá zejména v oblasti měkkých dovedností – komunikace, kooperace, sebereflexe, řešení konfliktů, efektivita, výkonnost…a dále dle individuálních potřeb pracovníka a daných pozic.
