Efektivní time management

18. listopad 2020
Aktuality
Autor článku: Věra Stojarová
Efektivní time management

Time management můžeme charakterizovat jako sadu postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Time management v současnosti zahrnuje širokou škálu aktivit, mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit. Zpočátku bylo hospodaření s časem využíváno jen pro obchodní nebo pracovní činnosti, ale postupem času se tento obor z důvodu narůstajících nároků na život rozšířil i do osobních aktivit.

Time management může být pro lepší představu charakterizován jako časový management, hospodaření s časem, časový plánovací systém, zásady pro stanovení priorit řešení, učení o čase, nauka o osobní disciplíně a také obranný pomocník proti stresoru jménem čas.

Schopnost správného hospodaření s časem je pro úspěšnou kariéru nesmírně důležitým faktorem. Ten, kdo si dokáže správně naplánovat úkoly tak, aby dosáhl optimální produktivity a umí se vypořádat s vyrušováním, rozptylováním a problematikou priorit.  Většina pracovníků musí při plánování brát v úvahu, do jaké míry spolupracuje s jinými osobami – vedoucími, spolupracovníky, zákazníky a dalšími lidmi mimo firmu.  Dnes se time management stává čím dál více životní filosofií. Často v tomto učení mnozí lidé nacházení ještě více. Například nové výzvy, hledání smysluplných změn, využití osobního potenciálu nebo plánování osobního rozvoje.

V problematice Time managementu se hovoří např. o  těchto plánovacích omylech:

  • začít den bez jasného plánu,
  • nevyrovnanost v osobním životě,
  • smetiště na stole jako životní styl,
  • pracovat je možné i na úkor spánku,
  • přestávka na oběd není čas určený k práci.

Z hlediska Time managementu rozlišujeme způsoby efektivního využívání času do tří generací:

První generace: zaváděla pořádek do úkolů a činností z nich vyplývajících. Úleva a únik před stresem byly zajištěny napsanými seznamy úkolů a zdrojů. Zjednodušeně by se dalo říci, že hlava zůstává čistá a víme, co je třeba udělat.

Druhá generace: k sepsaným úkolům přidává právě čas a zapisuje do diáře a podobných plánovacích pomůcek, CO a KDY musíme učinit. Tento model podvědomě využívá většina z nás stále.

Třetí generace: již napravuje velice precizně některé nedostatky těch předchozích. Toto učení je moudré, protože nenahrazuje pouze a krátkozrace staré novým, ale kombinuje, doplňuje, dělá syntézu, která umožňuje řešit i velké celky, i zásadní projekty. A navíc rozkrývá, pomocí dlouhodobých výsledků, které sleduje do hloubky, JAK plnit stanovené cíle, samozřejmě již s přihlédnutím k prioritám, v součinnosti s delegováním a týmovou prací.

Jak se může projevovat časově nezvládající pracovník?

  • Stále nezvládá termíny, má pocit, že je třeba něco stihnout,
  • má stále přeplněný program, práce doma, po večerech, víkendech, není čas na dovolenou,
  • má pocit napětí – stresu,
  • dlouhý seznam povinností,
  • má problém odlišit priority,
  • má problém odmítnout úkol, který nepatří do vlastní kompetence,
  • málo času na rodinu, společnost – na svůj život.

Co také může způsobovat špatný Time management?

  • Telefonická vyrušení – stále zvoní telefony,
  • špatně – mlhavě zadané úkoly od nadřízeného,
  • nemáte pojmenované nejdůležitější úkoly,
  • na pracovním stole se tvoří „hromady“,
  • administrativní pořádek se nedodržuje – nebo není vůbec,
  • pro nával práce – chybí celkový přehled úkolů,
  • často hledáte nějaké poznámky (čísla, vizitky, …),
  • únava a špatná nálada odvádí od dobrého výkonu,
  • pro nepodstatné úkoly nejde stihnout ty hlavní,
  • musíte být jinde a práce na vlastním pracovišti se vrší,
  • nenadálé, neohlášené návštěvy ruší a zdržují,
  • máte snahu vyhovět všem,
  • mnoho rozdělaných a málo dokončených úkolů,
  • průchozí kancelář, kam se chodí bez klepání,
  • soukromé hovory zdržují od práce,
  • komunikace s kolegy,
  • „papírová válka“ a duplicita na PC,
  • neutříděné soubory v počítači,
  • padající celofiremní počítačová síť,
  • prostoje čekání na druhé spolupracovníky – návaznost činností,
  • denní odkládání povinností a úkolů na „příště“,
  • málo informací,
  • nával informací včetně těch úplně zbytečných,
  • desítky zbytečných e-mailů.

Někdy se zdá, že každý úkol je velmi důležitý a ještě časově naléhavý. Otázkou je, jaká jsou stanovena kritéria důležitosti. Kumulací více kritérií poznáme reálnou závažnost priorit.

Jaká mohou být kritéria?

  • Termín – je pevně dán a je vyžadován
  • Následky – co hrozí při nesplnění úkolu
  • Návaznost prací – na vás jsou závislí další pracovníci
  • Pracovní priority – na vás zvláště záleží
  • Vlastní preference – něco uděláte raději, určité úkoly se plní s větší radostí

Jednou z moderních pomůcek pro lepší zvládání Time managementu může být Google kalendář. Jedná se o bezplatnou webovou aplikaci pro organizaci času. Aplikace je v češtině a nabízí možnost zaslání upozornění na mobilní telefon či sdílení s přáteli.

Google kalendář nabízí např. tyto služby:

  • sdílení kalendáře s vybranými osobami a společná správa,
  • používání kalendáře jako poznámkový blok na plánované úkoly,
  • sladění rodinného a pracovního kalendáře,
  • vytváření speciálních kalendářů k dané činnosti,
  • rozesílání pozvánek na události,
  • mobilní přístup ke kalendáři anebo z jakéhokoliv jiného počítače,
  • export a import kalendáře,
  • vložení kalendáře na web či blog.

Správný Time management vám vážně dokáže zefektivnit i zjednodušit práci a přitom se nejedná o nic složitého. Jen si zorganizovat čas pomocí plánování denních úkolů, zároveň nepřeceňovat své síly a dobře odpočívat. Schopnost Time managementu je u zaměstnavatelů velice ceněna, někdy jsou takové soft skills přínosnější než odborné znalosti a dovednosti, které si dokážete během krátké doby osvojit.