Time management můžeme charakterizovat jako sadu postupů, doporučení a nástrojů pro plánování času, obvykle za účelem zvýšení efektivnosti využití času. Time management v současnosti zahrnuje širokou škálu aktivit, mezi které patří plánování, přidělování, stanovení cílů, delegování, analýza stráveného času, monitorování a stanovení priorit. Zpočátku bylo hospodaření s časem využíváno jen pro obchodní nebo pracovní činnosti, ale postupem času se tento obor z důvodu narůstajících nároků na život rozšířil i do osobních aktivit.
Time management může být pro lepší představu charakterizován jako časový management, hospodaření s časem, časový plánovací systém, zásady pro stanovení priorit řešení, učení o čase, nauka o osobní disciplíně a také obranný pomocník proti stresoru jménem čas.
Schopnost správného hospodaření s časem je pro úspěšnou kariéru nesmírně důležitým faktorem. Ten, kdo si dokáže správně naplánovat úkoly tak, aby dosáhl optimální produktivity a umí se vypořádat s vyrušováním, rozptylováním a problematikou priorit. Většina pracovníků musí při plánování brát v úvahu, do jaké míry spolupracuje s jinými osobami – vedoucími, spolupracovníky, zákazníky a dalšími lidmi mimo firmu. Dnes se time management stává čím dál více životní filosofií. Často v tomto učení mnozí lidé nacházení ještě více. Například nové výzvy, hledání smysluplných změn, využití osobního potenciálu nebo plánování osobního rozvoje.
V problematice Time managementu se hovoří např. o těchto plánovacích omylech:
- začít den bez jasného plánu,
- nevyrovnanost v osobním životě,
- smetiště na stole jako životní styl,
- pracovat je možné i na úkor spánku,
- přestávka na oběd není čas určený k práci.
Z hlediska Time managementu rozlišujeme způsoby efektivního využívání času do tří generací:
První generace: zaváděla pořádek do úkolů a činností z nich vyplývajících. Úleva a únik před stresem byly zajištěny napsanými seznamy úkolů a zdrojů. Zjednodušeně by se dalo říci, že hlava zůstává čistá a víme, co je třeba udělat.
Druhá generace: k sepsaným úkolům přidává právě čas a zapisuje do diáře a podobných plánovacích pomůcek, CO a KDY musíme učinit. Tento model podvědomě využívá většina z nás stále.
Třetí generace: již napravuje velice precizně některé nedostatky těch předchozích. Toto učení je moudré, protože nenahrazuje pouze a krátkozrace staré novým, ale kombinuje, doplňuje, dělá syntézu, která umožňuje řešit i velké celky, i zásadní projekty. A navíc rozkrývá, pomocí dlouhodobých výsledků, které sleduje do hloubky, JAK plnit stanovené cíle, samozřejmě již s přihlédnutím k prioritám, v součinnosti s delegováním a týmovou prací.
Jak se může projevovat časově nezvládající pracovník?
- Stále nezvládá termíny, má pocit, že je třeba něco stihnout,
- má stále přeplněný program, práce doma, po večerech, víkendech, není čas na dovolenou,
- má pocit napětí – stresu,
- dlouhý seznam povinností,
- má problém odlišit priority,
- má problém odmítnout úkol, který nepatří do vlastní kompetence,
- málo času na rodinu, společnost – na svůj život.
Co také může způsobovat špatný Time management?
- Telefonická vyrušení – stále zvoní telefony,
- špatně – mlhavě zadané úkoly od nadřízeného,
- nemáte pojmenované nejdůležitější úkoly,
- na pracovním stole se tvoří „hromady“,
- administrativní pořádek se nedodržuje – nebo není vůbec,
- pro nával práce – chybí celkový přehled úkolů,
- často hledáte nějaké poznámky (čísla, vizitky, …),
- únava a špatná nálada odvádí od dobrého výkonu,
- pro nepodstatné úkoly nejde stihnout ty hlavní,
- musíte být jinde a práce na vlastním pracovišti se vrší,
- nenadálé, neohlášené návštěvy ruší a zdržují,
- máte snahu vyhovět všem,
- mnoho rozdělaných a málo dokončených úkolů,
- průchozí kancelář, kam se chodí bez klepání,
- soukromé hovory zdržují od práce,
- komunikace s kolegy,
- „papírová válka“ a duplicita na PC,
- neutříděné soubory v počítači,
- padající celofiremní počítačová síť,
- prostoje čekání na druhé spolupracovníky – návaznost činností,
- denní odkládání povinností a úkolů na „příště“,
- málo informací,
- nával informací včetně těch úplně zbytečných,
- desítky zbytečných e-mailů.
Někdy se zdá, že každý úkol je velmi důležitý a ještě časově naléhavý. Otázkou je, jaká jsou stanovena kritéria důležitosti. Kumulací více kritérií poznáme reálnou závažnost priorit.
Jaká mohou být kritéria?
- Termín – je pevně dán a je vyžadován
- Následky – co hrozí při nesplnění úkolu
- Návaznost prací – na vás jsou závislí další pracovníci
- Pracovní priority – na vás zvláště záleží
- Vlastní preference – něco uděláte raději, určité úkoly se plní s větší radostí
Jednou z moderních pomůcek pro lepší zvládání Time managementu může být Google kalendář. Jedná se o bezplatnou webovou aplikaci pro organizaci času. Aplikace je v češtině a nabízí možnost zaslání upozornění na mobilní telefon či sdílení s přáteli.
Google kalendář nabízí např. tyto služby:
- sdílení kalendáře s vybranými osobami a společná správa,
- používání kalendáře jako poznámkový blok na plánované úkoly,
- sladění rodinného a pracovního kalendáře,
- vytváření speciálních kalendářů k dané činnosti,
- rozesílání pozvánek na události,
- mobilní přístup ke kalendáři anebo z jakéhokoliv jiného počítače,
- export a import kalendáře,
- vložení kalendáře na web či blog.
Správný Time management vám vážně dokáže zefektivnit i zjednodušit práci a přitom se nejedná o nic složitého. Jen si zorganizovat čas pomocí plánování denních úkolů, zároveň nepřeceňovat své síly a dobře odpočívat. Schopnost Time managementu je u zaměstnavatelů velice ceněna, někdy jsou takové soft skills přínosnější než odborné znalosti a dovednosti, které si dokážete během krátké doby osvojit.
