Kdo z nás by nechtěl mít více času, lépe prožívat čas, který máme k dispozici, rozhodovat si o svém životě, být svobodný a zároveň nebýt netrpělivý a dokázat přijmout věci, které momentálně nejsou podle našich představ a postupnými krůčky se posunovat směrem k našim přáním, touhám, cílům?
Time management není jen umění řídit svůj čas, denně a prakticky, ale zejména pomáhá snázeji dosahovat cílů, které jsme si vytyčili. Jeho základem je neustálá práce na sobě, vnitřní disciplína. Co je ale ještě důležitější, time management není pouhým souborem technik, ale předpokládá změnu myšlení, přemýšlení o sobě, světě a mé roli v něm. Ve skutečnosti totiž neřídíte čas, ale váš přístup k sobě, práci, rodině, koníčkům. Time management je dlouhodobá záležitost, které se učíme léta.
Pokud chcete být dobrými manažery svého času, musíte dobře vědět, jaké jsou vaše priority, hodnoty, co je pro vás v životě důležité. Dejte této činnosti velkou pozornost. Pokud nevíte, co v životě chcete a hned na začátku si nestanovíte priority, můžete to s plánováním času rovnou zabalit. Když znáte svoje priority, dokážete totiž rozlišit denní, týdenní, měsíční úkoly na důležité a méně důležité a soustředit se na podstatné věci.
Několik užitečných tipů, jak na to
- Zkuste si nejdříve sami zmapovat, jak na tom jste. Co všechno děláte, zvládáte během dne a jak. Co se daří, v čem jsou vaše silné a také slabé stránky v oblasti time managementu.
- Určete si míru spokojenosti se svým životem. Prakticky si vezmete tužku a papír, který rozdělíte na dva sloupečky s nadpisy spokojený/á a nespokojený/á. Pod ně konkrétně vepíšete, s čím jste a nejste spokojení. Jen pro zajímavost, který seznam máte delší?
- Vytvořte si koláč vlastního dne. To je jedna z nejoblíbenějších metod time managementu. Opět si vezmete papír a na něj si nejprve napíšete činnosti, ze kterých se skládá váš den. Činnosti shlukujete – např. žehlení a praní je domácnost, malování a zpěv ve sboru jsou záliby apod. Namalujte kruh a jednotlivým činnostem vymezte určitou procentuální část, které vám ve dni zaberou.
- Ověřte si, jak vyvážený je váš život a to tak, že si podobný kruh vytvoříte znovu, ale ve smyslu dne takového, jaký byste ho vy sám/sama chtěl/a mít. Co je jinak? Co bych chtěl/a, aby bylo lepší? Co pro to mohu udělat?
- Udělejte si obhlídku budoucnosti – představte si sám/samu sebe, jak budete vypadat za deset let, co chcete, co nechcete, co musíte udělat – představa dne pracovního i volného by měla být co nejkonkrétnější. S kým bych chtěl/a žít, kolik mít dětí, kde a jak pracovat?
Velmi důležité je změnit způsob, jak nahlížíme na svět a obecně se naučit myslet více pozitivně, zrevidovat si myšlenky během dne a rozhodnout se vědomě, jestli si je opravdu chceme ponechat nebo budeme hledat cesty, jak si v mozku vytvořit nové programy, návyky. Změna ale nebývá úplně bezbolestná a vyžaduje pevnou vůli a odhodlání.
Když máš málo času, zpomal.. Jak správně formulovat své cíle
Co chcete v životě zažít, mít, jaké jsou vaše přání, touhy a jak je přeformulovat do cílů? Nestačí si stanovit velké obecné cíle, ale nezapomeňte si je rozdělit do konkrétních, dílčích cílů. Ty bývají reálnější, a proto se snadněji dosahují a motivují vás do další činnosti. Drobné prožitky úspěchu nám přinášejí příjemný hřejivý pocit, který chceme mít v životě i nadále. Odborníci na time management tomu říkají správně si „slona naporcovat“, abychom se nezalkli velkým soustem. Pokud navíc dokážete udržet krok s menšími cíli, nakonec se vám vyplní i ty hlavní.
Cíle by měly být měřitelné, uskutečnitelné, pozitivní, hodnotné, nejlépe písemně fixované a transformované do úkolů s konkrétním časovým plánem.
Následuje konkrétní plánování související s vytvořením návyku, rituálu, prostoru pro přemýšlení, který nám umožní pravidelně reflektovat svůj život. Při plánování nezapomínejme na rezervu. Je jedno, jestli si budete vést papírový diář nebo využijete modernější technologie, elektronické pomůcky. Základním principem je dostat věci z hlavy, nestresovat se zapomínáním. Svoje studijní či pracovní aktivity můžete sdružit do provázaných plánů, týdenních nebo měsíčních a flexibilně balancovat činnosti, přesouvat, delegovat, všímat si toho, co se nám již v průběhu týdne podařilo.
Mezi další osvědčené tipy patří plánování činností den předem, plánování časových úseků bez vyrušování, identifikace zlodějů času, zohlednění svých přirozených biorytmů a výkonnostní křivky a umění delegovat všeho, co lze delegovat na kolegy, ostatní členy rodiny.
Eisenhowerův princip říká, že ne vše, co je naléhavé, je i důležité. Touto optikou se můžeme podívat na všechny naše každodenní činnosti a rozdělit si je do čtyř kategorií (důležité a naléhavé, důležité a nenaléhavé, nedůležité a naléhavé, nedůležité a nenaléhavé). Velmi zajímavý je Paretův princip, který říká, že 80 procent výsledků docílíme s 20 procenty našeho času. Kterých 20 procent to je ve vašem případě?
Co dále pomáhá?
Úspory získáte propojováním příbuzných úkolů, prací na vlastní sebekontrole, prací s emocemi. Zaměřit se můžete na snížení stresu, nepanikaření při nepředvídaných událostech, udržování řádu v denním průběhu událostí, ritualizované chování. Ráno je užitečné naladit se na příští studijní nebo pracovní den, na konci dne si zvědomit pocity úspěchu, vděčnosti. Poroste tak vaše motivace pro další činnost a ruku v ruce s tím dochází ke zvyšování výkonnosti.
A znovu průběžná a neustálá sebereflexe. Kdo jsem, co chci, kde se nacházím, jestli to, co dělám, vede k mým cílům a je v souladu s mými prioritami..
Nezapomínejte, že ani v případě time managementu neexistuje univerzální recept. Pokud se ale chcete naučit více, můžete si přečíst knihy knihy Stephena R. Coveyho, Petra Ludwiga, Davida Allena, Briana Tracyho nebo Lea Babauty.
